Trang Chủ
Từ cung cấp báo cáo đến tăng cường quản trị dữ liệu
Trong hoạt động BHTG, thông tin là cơ sở quan trọng phục vụ việc thực hiện các nghiệp vụ của BHTGVN, trong đó có theo dõi việc chấp hành quy định về BHTG, kiểm tra, quản lý thông tin về BHTG. Vì vậy, chất lượng thông tin do tổ chức tham gia BHTG cung cấp có ý nghĩa trực tiếp đối với hiệu quả hoạt động BHTG và việc bảo vệ quyền lợi người gửi tiền.
Luật BHTG năm 2025 tạo khuôn khổ pháp lý mới cho hoạt động BHTG. Tiếp đó, Ngân hàng Nhà nước Việt Nam ban hành Thông tư số 04/2026/TT-NHNN ngày 31/3/2026 hướng dẫn nội dung về hoạt động BHTG (Thông tư số 04). Trên cơ sở đó, ngày 12/8/2026, Hội đồng quản trị BHTGVN ban hành Quyết định số 509/QĐ-BHTG kèm theo Quy chế cung cấp thông tin của tổ chức tham gia BHTG cho BHTGVN (Quy chế).
Quy chế gồm 3 chương, 13 điều, quy định từ nguyên tắc, phương thức truyền nhận, thời hạn, tra soát, điều chỉnh đến yêu cầu về công nghệ thông tin và an toàn dữ liệu. Thông tin phải chính xác, trung thực, đầy đủ, kịp thời; được lưu trữ an toàn và có khả năng truy xuất, đối chiếu khi cần thiết. Dữ liệu cá nhân phải được quản lý và bảo mật theo quy định pháp luật.
Như vậy, bên cạnh yêu cầu cung cấp thông tin, báo cáo theo quy định, Quy chế đặt ra yêu cầu đối với tổ chức tham gia BHTG về hệ thống công nghệ thông tin có khả năng thu thập, tổng hợp, lưu trữ, trích xuất và cung cấp dữ liệu. Đây là cơ sở để các QTDND từng bước nâng cao chất lượng quản trị dữ liệu, thay vì chỉ tập trung xử lý từng báo cáo riêng lẻ.
Làm rõ yêu cầu về mẫu biểu và thời hạn cung cấp thông tin
Để thực hiện đúng Quy chế, QTDND cần phân biệt các biểu mẫu tại Phụ lục I và Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư số 04. Quy chế quy định phương thức cung cấp thông tin được thực hiện theo các mẫu biểu này, đồng thời quy định thời hạn cung cấp thông tin, báo cáo định kỳ theo từng mẫu biểu.
Các thông tin, mẫu biểu thuộc Phụ lục I được tổ chức tham gia BHTG duy trì, cập nhật để phục vụ việc cung cấp thông tin khi có yêu cầu. Đây là cơ sở dữ liệu chi tiết phục vụ các yêu cầu nghiệp vụ của BHTGVN. Do đó, QTDND cần bảo đảm dữ liệu được cập nhật đầy đủ, chính xác, có khả năng tổng hợp, trích xuất và kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết.
Đối với các mẫu biểu tại Phụ lục II, tổ chức tham gia BHTG thực hiện cung cấp theo định kỳ và thời hạn quy định. Việc thực hiện nhóm mẫu biểu này đòi hỏi QTDND có quy trình chốt số liệu, kiểm tra, đối chiếu, phê duyệt và gửi thông tin đúng thời hạn.
Quy chế cũng quy định báo cáo chi tiết tiền gửi được bảo hiểm gửi chậm nhất ngày 15 của tháng tiếp theo. Các báo cáo quý chủ yếu gửi chậm nhất ngày 15 của tháng đầu quý thu phí; một số mẫu phải cung cấp cả văn bản và điện tử. Nếu thời hạn cuối trùng ngày nghỉ thì ngày gửi là ngày làm việc tiếp theo.
Phân biệt rõ các biểu mẫu giúp QTDND tổ chức công việc phù hợp: dữ liệu cần được duy trì thường xuyên, trong khi các thông tin, báo cáo định kỳ cần được kiểm soát chặt chẽ trước khi gửi. Khi dữ liệu gốc được quản lý tốt, việc tổng hợp và cung cấp thông tin sẽ thuận lợi hơn, đồng thời hạn chế nguy cơ sai lệch lặp lại qua các kỳ báo cáo.
Cơ hội nâng cao năng lực quản trị của QTDND
Trước hết, Quy chế tạo khuôn khổ thống nhất hơn về nội dung, phương thức và trách nhiệm cung cấp thông tin. QTDND có cơ sở để xác định rõ thông tin cần duy trì, báo cáo phải gửi, phương thức, thời hạn, đầu mối và cách xử lý sai sót, qua đó giảm nguy cơ bỏ sót nghĩa vụ hoặc gửi không đúng hình thức.
Thứ hai, chuẩn hóa dữ liệu điện tử mở ra cơ hội tự động hóa trong cung cấp thông tin. Khi hệ thống phần mềm được thiết lập phù hợp, dữ liệu có thể được tổng hợp và trích xuất từ hồ sơ khách hàng, sổ tiền gửi và tài khoản kế toán, qua đó giảm nhập liệu thủ công và hạn chế sai sót. Dữ liệu chuẩn còn có thể được sử dụng cho các yêu cầu quản trị khác.
Thứ ba, yêu cầu về tính chính xác và khả năng truy xuất tạo động lực nâng cao chất lượng dữ liệu. Việc rà soát thông tin nhận diện khách hàng có một mã định danh (mã CIF) thống nhất giúp QTDND phát hiện trường hợp trùng khách hàng, thiếu giấy tờ định danh, sử dụng thông tin cũ hoặc phân loại tiền gửi chưa đúng.
Thứ tư, quy trình tra soát, điều chỉnh thông tin tạo cơ sở để QTDND hoàn thiện cơ chế kiểm soát. Khi BHTGVN phát hiện sai sót hoặc bất hợp lý về thông tin được cung cấp, BHTGVN có văn bản đề nghị tổ chức tham gia BHTG tra soát hoặc làm rõ. Trong thời hạn 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận thông báo tra soát, tổ chức tham gia BHTG có trách nhiệm kiểm tra và phản hồi kết quả. Đối với trường hợp tổ chức tham gia BHTG chủ động điều chỉnh thông tin đã cung cấp ngoài trường hợp nêu trên, thông tin đã điều chỉnh phải được gửi lại trong thời hạn 2 ngày làm việc kể từ ngày thông tin được điều chỉnh. Các mốc cụ thể giúp QTDND phân công trách nhiệm và kiểm soát tiến độ.
Thứ năm, việc thường xuyên đối chiếu dữ liệu khách hàng, tiền gửi, nghĩa vụ nợ với sổ kế toán giúp QTDND phát hiện sớm sai lệch trong quản lý hồ sơ hoặc hạch toán, qua đó hỗ trợ quản trị rủi ro và kiểm soát nội bộ.
Về tổng thể, dữ liệu đầy đủ và kịp thời giúp BHTGVN nâng cao hiệu quả theo dõi, kiểm tra và chuẩn bị chi trả, góp phần bảo vệ người gửi tiền và củng cố niềm tin đối với QTDND.
Những thách thức trong quá trình triển khai
Thách thức đầu tiên là năng lực công nghệ thông tin của các QTDND hiện nay chưa đồng đều. Một số phần mềm chưa hỗ trợ đầy đủ việc trích xuất theo cấu trúc mới, ký điện tử hoặc truyền dữ liệu qua Trang thông tin điện tử của BHTGVN. Việc nâng cấp có thể phụ thuộc vào nhà cung cấp; nếu chậm hoặc kiểm thử chưa kỹ, đơn vị dễ gặp lỗi tại kỳ báo cáo đầu tiên.
Thứ hai, chất lượng dữ liệu lịch sử có thể chưa đáp ứng ngay yêu cầu. Hồ sơ khách hàng qua nhiều năm có thể phát sinh tình trạng thông tin chưa được cập nhật thống nhất hoặc thông tin chưa đáp ứng yêu cầu về khả năng kiểm tra, đối chiếu, truy xuất. Vì vậy, QTDND cần chủ động rà soát và xử lý dữ liệu từ gốc.
Thứ ba, yêu cầu về thời hạn tra soát và cung cấp thông tin đột xuất tạo áp lực đối với đơn vị ít nhân sự. Ngoài cung cấp thông tin cho BHTGVN, QTDND còn thực hiện nhiều chế độ báo cáo khác. Do đó, nếu chưa có sự phân công rõ trách nhiệm giữa các bộ phận kế toán, tín dụng, kiểm soát và công nghệ thông tin, việc xử lý có thể chậm hoặc không lưu đầy đủ dấu vết điều chỉnh.
Thứ tư, một số báo cáo phải gửi cả văn bản và điện tử nên vẫn phát sinh công việc ký, đóng dấu, lưu hồ sơ và kiểm soát phiên bản. Nếu dữ liệu thay đổi sau khi bản giấy đã ký, hai bản có thể chênh lệch.
Thứ năm, bảo vệ dữ liệu cá nhân đặt ra trách nhiệm cao hơn. Dữ liệu cung cấp bao gồm nhiều thông tin liên quan đến khách hàng và tiền gửi. Tài khoản dùng chung, mật khẩu quản lý lỏng lẻo, vật mang tin không được kiểm soát hoặc gửi sai đầu mối đều có thể làm lộ dữ liệu. Đây vừa là rủi ro nghiệp vụ, vừa là trách nhiệm pháp lý.
Bên cạnh đó, giai đoạn chuyển tiếp đặt ra yêu cầu chuẩn bị đồng thời cho các QTDND. Theo Quyết định số 509/QĐ-BHTG, đến hết ngày 31/10/2026, tổ chức tham gia BHTG tiếp tục gửi báo cáo chi tiết tiền gửi được bảo hiểm theo Mẫu 01/BHTG và báo cáo số dư tiền gửi bằng đồng Việt Nam theo Mẫu 02c/BHTG ban hành kèm theo Quyết định số 1248/QĐ-BHTG ngày 31/12/2019. Đây là khoảng thời gian để các đơn vị rà soát dữ liệu, chuẩn bị hệ thống và hoàn thiện quy trình trước khi thực hiện đầy đủ theo quy định mới.
Quyền của QTDND gắn với trách nhiệm hỗ trợ của BHTGVN
Cùng với nghĩa vụ cung cấp thông tin, QTDND có các quyền và cơ chế bảo đảm cần được nhận thức đầy đủ. Theo Khoản 6, Điều 14 Thông tư số 04, khi cung cấp thông tin phục vụ kiểm tra, tổ chức tham gia BHTG có quyền từ chối thông tin không liên quan đến nội dung kiểm tra. Quy định này xác định giới hạn của yêu cầu, góp phần bảo vệ dữ liệu khách hàng.
Nếu hệ thống tiếp nhận của BHTGVN gặp sự cố ảnh hưởng đến thời hạn gửi thì việc truyền không thành công do sự cố đó không bị tính là quá hạn. Khi đường truyền của QTDND gặp sự cố, đơn vị được gửi dữ liệu bằng vật mang tin. Nếu có kế hoạch nâng cấp hệ thống làm ảnh hưởng thời hạn, đơn vị phải thông báo cho BHTGVN về kế hoạch và thời hạn cam kết gửi dữ liệu.
Tương ứng, BHTGVN có trách nhiệm hướng dẫn mẫu biểu theo định dạng chung; xây dựng, vận hành hệ thống tiếp nhận, xử lý và lưu trữ; hướng dẫn kết nối, chuẩn dữ liệu, định dạng báo cáo, quy trình cấp tài khoản và các yêu cầu công nghệ.
BHTGVN còn có trách nhiệm hỗ trợ kết nối, truyền nhận và xử lý lỗi kỹ thuật; thông báo khi thay đổi hệ thống; cung cấp đầu mối, theo dõi, tra soát và giải đáp vướng mắc. Dữ liệu tiếp nhận phải được sử dụng đúng mục đích, bảo đảm an toàn, bảo mật.
Như vậy, thực hiện Quy chế là trách nhiệm hai chiều. QTDND phải chuẩn bị hệ thống và chịu trách nhiệm về dữ liệu; BHTGVN bảo đảm hệ thống tiếp nhận, hướng dẫn kỹ thuật và hỗ trợ kịp thời. Sự phối hợp đồng bộ là điều kiện để phát huy cơ hội và hạn chế khó khăn khi triển khai.
Chủ động chuẩn bị để thực hiện hiệu quả
Đối với QTDND, trước hết cần xác định rõ đầu mối chịu trách nhiệm về cung cấp thông tin, đồng thời phân công cụ thể trách nhiệm của các bộ phận có liên quan. Quy trình nội bộ cần bao quát các khâu từ chốt dữ liệu, trích xuất, đối chiếu, phê duyệt, ký số, truyền báo cáo đến lưu bằng chứng gửi thành công và xử lý tra soát.
Cùng với đó, cần chủ động rà soát dữ liệu, nhất là các thông tin nhận diện khách hàng và thông tin về tiền gửi; đối chiếu dữ liệu giữa các hệ thống, hồ sơ và sổ sách liên quan; xử lý sai lệch từ dữ liệu gốc thay vì chỉ điều chỉnh trên từng báo cáo.
QTDND cũng cần làm việc sớm với nhà cung cấp phần mềm, đánh giá khả năng đáp ứng mẫu biểu, cấu trúc tệp, chữ ký điện tử và phương thức truyền nhận; chạy thử trên dữ liệu thực tế và xây dựng phương án dự phòng khi mất kết nối hoặc người phụ trách vắng mặt.
Tài khoản truy cập phải cấp đúng người, phân quyền theo nhiệm vụ và thu hồi kịp thời khi nhân sự thay đổi. Không sử dụng tài khoản chung hoặc sao chép dữ liệu khách hàng sang thiết bị cá nhân. Vật mang tin phải được kiểm soát, bàn giao và lưu dấu vết.
Về phía BHTGVN, cần tiếp tục cung cấp tài liệu kỹ thuật, tệp mẫu, quy tắc kiểm tra và danh mục lỗi thường gặp; tổ chức tập huấn phù hợp với QTDND. Giai đoạn đầu nên duy trì môi trường truyền thử, cảnh báo lỗi và đầu mối hỗ trợ tại các Chi nhánh. Vướng mắc phổ biến cần được tổng hợp, hướng dẫn thống nhất.
Quy chế cung cấp thông tin ban hành kèm theo Quyết định số 509/QĐ-BHTG là bước tiến trong chuẩn hóa và số hóa thông tin BHTG. Đối với QTDND, đây vừa là yêu cầu tuân thủ, vừa là cơ hội hoàn thiện quản trị dữ liệu, kiểm soát nội bộ và năng lực ứng phó rủi ro.
Chủ động rà soát dữ liệu, hoàn thiện quy trình, nâng cao năng lực công nghệ thông tin và bảo đảm an toàn dữ liệu sẽ giúp QTDND đáp ứng tốt hơn yêu cầu cung cấp thông tin. Khi thông tin được cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời và an toàn, hiệu quả quản lý, theo dõi và kiểm tra của BHTGVN được nâng lên, góp phần thực hiện tốt hơn mục tiêu bảo vệ người gửi tiền và củng cố niềm tin đối với hoạt động của hệ thống QTDND.
Phòng Giám sát, Chi nhánh BHTGVN khu vực ĐBSCL
